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優先順位をつけるときの基準について [優先順位について勉強したこと]



今日の話はとってもいいと思います


というのは今まで優先順位のつけ方を勉強してきて

ああ!これが分かると確かに優先順位をつけられるなぁ


と思ったことを書くからです



じゃ、さっそく


優先順位ってどうやって決めますか?

という質問に明確に答えたものがこちら



優先順位を決めるときに大事なことは


その仕事をやらない場合に


どのような


損害


迷惑


が起きるかを考えることです



たとえば、


誰それさんに会わなかったら


どれくらいの 売上を失うか


10万円なのか 100万円なのか


これが 損害 です


また


誰それさんに会わなかった場合に


どのような 迷惑が生じるか


誰それさんに 嫌な思いをさせる


怒られる


上司や先輩、

周りの人がフォローしなければいけなくなる


など


その マイナスの影響度の広がり


が優先順位を決定づけるときの


ひとつの判断材料になります



いい話だなぁーと思いました



その仕事が大事なことかどうかは


それをやらなかったときの


損害 と 迷惑





マイナスの影響をどれくらい広げていくか


これをイメージすると分かるようです



たいしたマイナスにはならないし

売上も下がらない

迷惑にもならない


ことが分かったなら

それはあなたがやらなくていい仕事ということ


優先順位の低い仕事だと判断できます


ほとんどの人が

自分の主観や思い込みなどで

重要度を決めてしまうので


会社やお客さんが考えている仕事の重要度と

食い違ってしまうのですが



このように 損害 と 迷惑


それからマイナスの影響度の広がり


を想像することで


どの仕事が優先順位が本当に高いものなのか


それがはっきり分かり


会社やお客さんの考えている優先度と

ぴったり一致する可能性が高くなっていくわけですね


なかなか優先順位をつけられない

全部大事だと思ってしまう


そんなときは


損害 迷惑 マイナスの影響度の広がり


というキーワードを思い出してみてください



会社やお客さんが思っている


優先順位とのすり合わせができるようになっていきます




暇なときでいいから は要注意 [優先順位について勉強したこと]




優先順位を考えるときに

時間 それも締め切りの時間

期限ですね


それをしっかりと明確にしておく必要があります


たとえば、


上司から


 「 この書類 作っておいて 暇なときでいいから 」


こう指示されたらどうします?


これ、失敗談 話しておきます


当時の私は

あーそうなんだ

暇なときでいいんだな


じゃあ 明日か明後日の

アポイントメントが入ってないときにでもやるかー



と思って


その書類作成を放っておきました



と・こ・ろ・が、


その書類作成を指示されたのは午前中なのですが、


午後になって


上司から


 「 あの書類 できた? 」

と言われたのです


ええ!?


暇なときでいいって言ったじゃん


と思っていましたが


 「 まだです 」


と答えると


眉間にしわを寄せて


 「 あー じゃあいいよ ◯◯(先輩の名前) すぐつくって 」


と先輩にその仕事をふりました


・・・なんだなんだ


この理不尽な世界は


これを優先順位のつけ方から考えると


 期限を確認するべきだった


ということです


たったひとこと


 「 いつまでに 作成すればよろしいでしょうか? 」


これを聞いておけば


午後には必要だから 午前中に作っておいて


と返ってきたかもしれないのに・・・


暇なときでいいから


は危険なセリフです


優しくて仕事のデキる上司なら


午前中までに作っておいて


と期限も盛り込んで言ってくれると思います


まあ 世の中の99%の人は


理不尽な世界に生きていると思うので


こちらのほうから


期限を確認しましょう


 「 それぞれの仕事の 締め切り時間 を知っておく 」


ということは


優先順位を決める上で大事な要素になります



締め切り時間が分からなければ


重要度を決めることが困難になりますので


誕生日ケーキは誕生日を過ぎてから渡しても

意味無いですから


あいまいな締め切りの仕事を依頼されたら


はっきりとした期限を確認しておきましょう








良かれと思ってやっている仕事は実はいらない仕事かも [優先順位について勉強したこと]



良かれと思ってやっている仕事


実は相手にとってはいらない仕事かもしれません


たとえば、


以前 マーケティング系の本を読んでいたときに


お客さんが喜ぶ情報


興味のある情報を発信していくと

信頼関係が築かれていき


そのお客さんが購入段階になったら

自然にお客さんのほうから声がかかるよ


といった内容の本を読んで実践したことがあります



もちろん その本の内容は素晴らしく

それでうまくいっている人もたくさんいます



ただ、仕事の優先順位のつけ方を勉強したあとに、


ちょっと考えるところがあって


 「 このレター もしかして あまり 必要とされていないかも 」


と感じました



それで会社の仕事仲間に


 「 これって どう思う? お客さん 必要としていると思う? 」


と聞いたところ


・・・いらないんじゃない?


といった回答が。


そっか・・・


なら思い切ってやめてみよう


と思ってレターを送ることをやめました


そして お客さんに直接 会った時に

レターやめたのですが・・・


と話したところ


ああ そうなんですか


とだけ。



私としては


 「 あー さみしいなぁ あれ おもしろかったのに! 」

と言って欲しかったところもあり


かなり複雑な心境に


ちょっと、いや、かなりへこみましたが


優先順位を考えて仕事をするとするなら


あのレターの作成に時間と体力と頭をつかうよりは


別の成果や結果につながる仕事をするほうがいいということが


よくわかったので良かったと思っています



レターのマーケティングが良くないと言っているわけではありません



内容がしっかりしていれば

効果が出たかもしれませんが


まあ、はっきり言えば 内容がたいしたことなかったんでしょう



良かれと思ってやっていましたが


そういう無駄で成果につながらない仕事はバッサリと切り捨てて


もっと求められている仕事に集中することにしました



自分としては


良かれと思ってやっている仕事

信じている仕事



それらがお客さんや会社の利益につながるかどうかは


評判を聞いてみるまでわからないものです


仕事の内容を評価するのは


あくまでお客さんや会社なので


厳しい世の中ですが

その現実をちゃんと見ることができたとき


少しは成長できると思います






その日その場所その時間 じゃないとだめ? [優先順位について勉強したこと]



優先順位を決める仕事のやり方を勉強していると


その仕事は


 「 必ず 」


その日

その場所

その時間


じゃないとできないか?



を問いかけるといいらしいことがわかってきました



実際に 「 必ず 」 


その日 その場所 その時間じゃなくても


別の日 別の場所 別の時間に


その仕事ができることはよくあります


これも勝手に自分で縛りをつくって


日課だから

習慣だから

いつもこうやっているから


という理由でやっていることに気づきます



優先順位を考えて仕事をするなら


その日 その場所 その時間にしか

できない仕事をやると効率的です


他の場所でもできる仕事は

他の場所でやりましょう


優先順位を決められない人は


 「 抱えすぎ 」

 「 こだわりすぎ 」

 「 ルールに縛られすぎ 」


といった特徴があります


全体の仕事を見渡してみて


やる順番を変えたり

やる場所を変えたり

やる日時を変えるたり


すると


より仕事がデキるようになると思います










優先順位をつけるときの重要度ってなーに? [優先順位について勉強したこと]



優先順位をつけるときは


 「 重要なもの 」


を選び出す



ということがよくお話に出てきます


ものの本とか セミナーとかで



じゃあそもそも 重要度ってなーに?

というお話です



これはなるほどぉ~と思ったのですが


仕事における重要度は


 「 その人が重要と思っていると 重要なことに思えてくる 」


だそうです


うん?


これってだめじゃん?


自分が勝手に重要な仕事だと思いこんでいるだけじゃないの?


そう感じました


実際にその通りで


自分で重要だと決めつけている仕事が多いそうです


会ってくれたお礼の電話は会社に戻ったらすぐ

とか

メールが来たら3時間以内に返信しないと失礼にあたるとか


これらは


自分のなかの価値観や育った環境


仕事をしてきたなかで作られてしまった思い込みです


こういうものに


縛られていると


 「 優先順位を つけることができない病気 」


になってしまいます


あれもこれも 全部 大事だ


全部 やらないといけない仕事だ


だって 大事なんだから


そう思ってしまうと


優先順位なんてあってもないみたいなものです


全部やらないと気が済まないので。



たとえば、


旅行にいくとしましょう



そのときに


でっかいカバンがパンパンにふくらむひと


いませんか?


実は私がそうなのですが、


こういう人は優先順位がつけられない人なんです


たった1泊なのに


着替えを

1枚

いや2枚


うーん汗をかくかもしれないから3枚


とか


靴下も


もし雨が降ってぬれてびしょびしょになったらあれだし・・・


3足もっていくか


とか


ケガをしたら治療しないといけないから

バンソウコウを持って行こうとか


退屈な待ち時間が発生したらあれだし


本を持って行こう


うーん 1冊じゃ読みきってしまったらなくなるから

2冊 いや3冊くらいあれば

ヒマをつぶせるかな?


とか


とにかく


 「 あったら確かにいいけど なくても困らないもの 」


が増えていきます


その結果


1泊の旅行なのに


かばんがパンパンになって重いです



仕事も同じように


 「 やったら確かにいいけど やらなくても困らないもの 」


が増えていく傾向があります


それは捨てないと


時間が経つにつれてどんどん増えていきます



ときどき、仕事の内容を確認して

余計な仕事 やらなくても困らない仕事は


捨てていきましょう


そのときの重要度の決め方は



もし


その仕事を


やらなかったら


どんなデメリット 問題が起きるか


を考えると


自然に順位がついていきます



やっべぇ!ことが起きる仕事なら


それは重要度が高い仕事です



うーん・・・想像したけど


これ別にやらなくても

上司やお客さんが困らないし

自分が怒られることもないなぁ

と感じたら


それは重要度が低い仕事です


こうやって分けていけば


実はあなたが力を注ぐ必要がある仕事が

絞れてきます



この作業のいいところは


すごく体も心も軽くなることです


仕事がたくさんある状態は

体も重いし

心も晴れ晴れとしていません



その仕事をしなかったときの

リスク 危険性 問題の大小


をイメージしてみて



やばいものにだけ しっかりと

時間と体力を使いましょう


これも優先順位をつけるときのコツのひとつです



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