引き継ぎだと思って一度 仕事を全部書き出してみる [優先順位について勉強したこと]
優先順位をつけるときにやってみて効果があったこと
今やっている自分の仕事を
次の人に引き継ぎだと思って
全部 1回 書き出してみる
これをちょっとずつでもいいんでやってみるとすごいです
専用の紙を1枚決めておいて
そこにどんな仕事があるか
月曜日はどんな仕事があるか
1月はどんな仕事があるか
繁忙期はどんな仕事があるか
決算期はどんな仕事があるか
そういったことを思い出しながら
全部 出しきって 書ききってみる
と
意外とどうでもいい仕事や
雑用が多いことに気づきます
これとこれは
やらなくてもいいんじゃないかな？
これに関しては
もう古い仕事のやり方だなぁ
など
不思議ですが
それぞれの仕事について
重要度とか
順番
順位が出てくるようになります
そうなればラッキーです
ランキング上位のものは
結果に結びつきやすいものなので
重点的にそれにとりかかる時間を増やせば
今よりももっといい結果が出てくるようになります
反対に
ランキング下位のものは
切って捨てましょう
ズバッと切り捨ててしまえばいいんです
もうやらなーい
こんなことで
時間をとられていたのかぁ
とちょっと悔しい思いすら出てきます
たとえば、
その人と会うと
すっごく時間をとられる人
いませんか？
じゃあ会うのやめましょう
もしくは減らしましょう
たとえば、
すっごく時間がとられる
書類
ないですか？
あるなら
もっと省略版にできないか
そもそもそれは本当に必要なのか
違う書類で代用できないか
考えてみましょう
たとえば、
商品を届けるとき
それって本当に自分が出向いていかないといけないのか？
宅配でもいいんじゃないか？
そんなことを考えるきっかけになります
仕事を書き出すことは。
これをしないと
いつまで経っても
目の前の仕事を処理することに
頭と体と時間を使い続ける感じになるので
頭も体も疲れます
時間がなくていつも焦っていないといけません
これは実はコンサルタントさんが
経営危機になっている会社にやる技なのですが
お客さんのなかで
どのお客さんが一番 お金を使ってくれているかを
ABCみたいにランキングをつけて
年間計算で
それほど売り上げに貢献してくれていない
お客さんは切るそうです
理由は
その人たちにかける
時間や体力 仕事量を
もっとランキング上位の人に
回すことで
より売り上げを上げることができるから
一個人でもいっしょで
今やっている仕事の中で
会社やお客さんに
大きなプラスを生み出す仕事は限られています
その大きなプラスを生み出す仕事だけに
集中してどんどんやっていったほうが
結果につながりやすくなるという理屈です
料理でも
メインとなる肉料理とか魚料理に
力を入れたほうが
家族の満足度が高くなりますよね？
メインディッシュは
サーロインステーキです
のほうが
「 うわー うれしー 」ってなります
メインディッシュは
カップラーメンです
だと
しょぼーんです
お客さんにとっての
「 おいしい料理 おいしい仕事 」
をたくさんこなすようにすれば
今よりも短時間 少ない体力で
もっと満足度を高めることができます
それは
あなたにとっても
会社にとっても
お客さんにとっても
うれしーことになると思います
たぶん、
会社側や
お客さん側は
「 実は こういうこと を やってほしいんだ 」
という
本音をもっていると思います
そこを見抜いて
満足してもらえるような
仕事にもっている戦力を集中させて
満足につながらない仕事は
ズバッと切り捨てることが
優先順位の決め方のコツだと思います
「 それは 別に してもらわなくても ・・・ 」
っていう仕事まで
やっちゃうのが
優先順位を決められない人の特徴なので
言葉を変えれば 「 いいひと 」 「 がんばりやさん 」
「 人に好かれるひと 」
なのですが
自分は苦しくなるので
会社・お客さん・上司の満足や感謝に
つながらない仕事は
じゃんじゃん捨ててしまいましょう
というお話でした
詰め込み型仕事から 優先順位決定仕事に [優先順位について勉強したこと]
優先順位を決定しておかないと
詰め込み型の仕事になります
詰め込み型は
スケジュールにスキマがない状態
余裕がないので
新しい仕事
急な仕事が
入ってくると
パニックになります
優先順位を決定して
これはこの時間までにやるけど
こっちの仕事はやらない
今日はやらない
そう決めてしまえば
自分の時間と体力を集中できるので
成果に結びつきやすくなります
仕事を詰め込んでいる状態は
もうお腹いっぱいで食べられないのに
分厚いステーキを追加で注文するようなものです
腹8分目が健康を維持するのに大事なように
仕事8分目が質の高い仕事をするのに大事です
どうしてもイッパイイッパイやらないといけないときは
もう割りきってこう考えるといいです
1回 全部の仕事を書き出して
どれをやれば
会社が望む結果
お客さんが望む結果
に一番近づくか
順位付けをして
うしろのほうの順位の仕事は
割りきって
「 あきらめましょう 」
「 もうやーめた 」
です
お客さんに説明するときでも
ぜったいに必要な書類 （契約書とか）
と
そうでもないもの （パンフレット・販売促進ツール）
があると思うので
お客さんに
この書類は今日は見せない
別になくても困らない
そう決めてしまえば
ぐっと仕事の量を減らすことができて
成果につながる仕事に集中できます
正直
会社はちゃんと売り上げている社員や
お客さんをとってくる社員はむげに扱わないようになっています
結果を出しているからだと思います
営業さんじゃなくても
必要な書類だけをちゃんと
手抜かりなくそろえて
不備なく完成させている人は重宝されます
会社とお客さんが求めている仕事を
きっちりやっているからだと思います
詰め込み型はしんどいです
イヤになります
ので
もう許してしまえばいいと思います
全部を完璧にできない自分のことを
それよりも
必要とされる仕事に絞って
あなたの力を使ったほうが
よりたくさんの人から感謝される
質の高い仕事ができます
そんなふうに私も考え方を変えることにしました
完璧主義の人は優先順位をつけられない [優先順位について勉強したこと]
優先順位のつけ方について勉強していると
「 完璧主義の人 」 は優先順位をつけられないことが
わかってきました。
全部の仕事を100点満点でやらないと
気が済まないので
どうしても無理をしてしまうようです
あと、八方美人の人も
あっちにもいい顔
こっちにもいい顔
をしないと気が済まないので
仕事を限界量を超えて抱えてしまうそうです
私はこの完璧主義の傾向と
八方美人の傾向を両方もっているので（なんてこった）
あれもこれもパーフェクトにやろうとして
つぶれてしまったみたいです
RPGゲームでいうと
全員レベル99
その時点での最強装備をそろえないと気がすまない
古代魔法とか究極魔法を
覚えさせないと気がすまない
どっちかが死んで どっちかが助かるイベントは嫌い
・・・
この傾向があると
優先順位をつけられないし
結果、しなくてもいい仕事にまで時間と体力を使ってしまうのでした
今でもよくその傾向性が
表面に出てくるので
完璧主義におちいっていないか
全部の仕事をパーフェクトにやろうとしていないかを
立ち止まって確認するようにしています
全部の仕事を完璧にやりきることができたら
それは拍手ものですし、
私としても満足度が高く
ぐっすり眠れるのでうれしいのですが
いっしょに仕事をしている周りの人の表情を見てみると
なんだかウザがられているような気がします
同情にも似た表情をされることもあり
「 あなたみたいな生き方はつらそうだからできないわ 」
と面と向かって言われたこともあります
優先順位をつけられないと
周りの人や取引先 お客さんにも
迷惑をかけるので
完璧主義や八方美人にならないように
気をつけるようにしています
ノルマが大変なら 1件あたりの金額がでかいものを狙う [優先順位について勉強したこと]
今回勉強してナイス！と思ったのは
仕事の量を誇ることも立派だけど
イッパイイッパイになるなら
質の高い仕事をするようにすればいいということです
たとえば、
営業さんのノルマが決まっていたとしましょう
今月はひとりあたり売上300万円がノルマだぞ
こう言われたときに さあどうするか？
これ 3万円 × 100人
でも
10万円 × 30人
でも
30万円 × 10人
でも
300万円 × 1人
でも
いいわけですよね？
100人から売上3万円ずつ
確保することは
100回 契約書を作成したり
納品したり
営業をかけないといけません
ところが
でかいお客さんなら
たとえば、
法人なら
1回の契約 営業で
300万円
を売り上げることもできるわけです
そうすれば
その月のノルマはクリアできます
仕事の量をたくさんこなして
忙しい忙しい
動き回って
はいずりまわって
かけまわっていると
確かに仕事をした気にはなりますが
しんどいですよね？
商品を売る
サービスを売る
という一連の行為は金額にかかわらず
変わらないので
仕事の優先順位を
「 量 」
から
「 質 」
に
変えて
営業さんなら
どれだけの売上を作ったかに
考え方を変えていくと
自分も余裕ができるし
仕事がデキる人になっていきます
優先順位をつけられなくて困っている人は
どうしても
仕事の 量 に目が向きがちで
実際に 成果 質 につながったかどうかを
考えている余裕がないことが多いようです
そういえば、
やることが多すぎて
とにかく目の前の仕事を消し込んでいくことに
夢中になっているときは
それらの仕事から
どれだけの売上や利益
会社への貢献ができたかなんて
考えていないなぁ
と思いました
勉強して驚いたのは
この 量 から 質 への考え方が身につくと
なんと お金持ち に近づいていくとか
理由は
質の高い仕事をする習慣ができれば
その質の高い仕事を積み上げていけば
手元や会社に入ってくる金額が大きくなっていくからだそうです
量をこなす考え方にしがみついていると
いつまでも小銭しか入ってこないので
毎日 毎月 毎年
あくせく忙しい
バタバタ
疲れる
しんどい
日々を過ごさないといけなくなります
金額の高いものは売れにくいですが、
そこで知恵を働かせて
「 買いたくなるような仕事の仕方 」
をして
それが
いつも
優先順位の上のほうにあれば
実行し続けることで
ノルマはラクにこなせますし、
人にも売上の上げ方を教えられるようになります
戦国時代の戦いでも
100人を相手にすれば ひとりでは負けます
10人でも ひとりでは負けます
でも 1人を相手にするなら？
たとえ相手が名のある武将でも
もしかしたら勝てるかもしれませんよね？
むかしなら 負ける ＝ 死 を意味しましたが
今の営業なら
負ける ＝ 断られる
程度なので
「 売上・結果につながる 仕事 」
を優先的にやっていきましょう
全部の仕事をしなくていい [優先順位について勉強したこと]
けっこう衝撃的だった優先順位決定についての考え方
「 全部の仕事をしなくていい 」
もっと言えば
「 やる仕事 と やらない仕事 を 分ける 」
これが
優先順位をつけるために大事
へぇーと思った
そうか 全部やろうとしていたから
しんどかったんだ
たとえば、
資格試験の参考書でも
赤色の文字の部分が重要だから
それを重点的に覚えれば合格点まで到達しやすいのと
いっしょかな？
全部の文章を丸暗記は無理だし
全部の仕事を100％こなすには
1日100時間あっても足りないし
ただ ここまで考えて あれ？ と思った
やらなかった仕事はどうするの？
それも必要な仕事なんだけど・・・
優先順位のつけ方について勉強していくうちに
その疑問も解消しました
「 ひとりでは 全部できない 」
だから
「 他の人に 手伝ってもらう 」
そんなことを勉強したとき
また
いやいや 他の人も仕事で手一杯で
力を借りられる状況じゃないんだって
と思った
そこでさらに勉強を進めると
「 あなたが急に休んでも 会社は回るはず 」
うん？
そういえば、
ものすごく忙しい時だとしても
誰かが急に会社を休むことはあるなぁ
そんなときでも
結局 その日は乗り切ってきたなぁ
あれ？ これってどういうことだろう？
さらにさらに勉強すると
「 あなたがやっている仕事の 大部分は重要度が低いこと 」
「 他の誰がやっても できること 」
だから
休むと 回らなくなる仕事が
重要度が高い仕事で
あなたにしかできない仕事
それを見つけるために
優先順位を考える習慣をつける必要がある
これが分かりました
考えてみれば、会社のトップの社長なら
重要度が高い仕事をやっていますが、
いち平社員がやってる仕事は
先輩や上司ならもっとうまくやれる仕事のはずです
ここまで理解して
すぅーっと 気持ちや体が ラクになっていくのを感じました
全部の仕事をひとりで完璧にやろうとしていたから
こんなにも イッパイイッパイで
いつも余裕がなくて
焦っていて
しんどいなぁ
会社に行きたくないなぁ
と思っていたんだ
と。
これ、たぶん、
優先順位のつけ方がよく分からなくて
仕事がたくさんたまっている人の特徴のひとつだと思います
「 全部の仕事を 自分ひとりで 完璧にやる必要はない 」
これは覚えておいてほしいです
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